Privacyverklaring

Privacyverklaring

Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO, afdeling Soest verwerkt en beheert persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Soest.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam.
  • Geslacht.
  • Geboortedatum.
  • Adresgegevens.
  • Telefoonnummer.
  • E-mailadres.
  • De datum van aanmelding als lid, respectievelijk van de aanmelding voor één van de gegeven opleidingen.
  • De datum, waarop het diploma (leden) of het modulecertificaat (niet leden) is behaald.
  • Het diploma- of modulecertificaatnummer van het Oranje Kruis en de daarbij behorende vervaldata.

2. Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, of verleende diensten.
  • Om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren.
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze dienstenverleningen, zoals nieuwe cursussen en data van herhalingslessen.
  • Om diensten bij u te kunnen leveren.

3. Lidmaatschapsregistratie

Van de leden worden de hiervoor aangegeven persoonsgegevens in een bestand opgeslagen. Toegang tot het bestand hebben:

  • De bestuursleden en door het bestuur aangewezen functionarissen die belast zijn met de organisatie van de opleidingen, de herhalingslessen en de externe hulpverlening, voor zover dit voor de uitvoering van hun taak noodzakelijk is.
  • Het bestand wordt uitsluitend beheerd en geactualiseerd door het daarmee belaste bestuurslid.

4. Registraties van niet-leden

De vereniging verzorgt naast opleidingen en nascholingen aan leden meerdere opleidingen en nascholingen aan niet leden:

4.1. Opleidingen en nascholingen onder auspiciën van het Oranje Kruis (Modules Eerste Hulp aan Kinderen en Eerste Hulp bij Sportongevallen)

Van deze niet-leden worden per module in gescheiden bestanden dezelfde gegevens ondergebracht als van de leden. Toegang en bestandsbeheer zijn op gelijke wijze geregeld.

4.2. Opleidingen en nascholingen onder auspiciën van de Hartstichting (BLS/AED)

Van deze niet-leden worden alléén de contactgegevens in een apart bestand ondergebracht. Dit bestand wordt beheerd door de met de organisatie van de opleidingen en nascholingen belaste bestuurslid of functionaris. Alleen wanneer daar aanleiding toe bestaat heeft een bestuurslid toegang tot het bestand. Waar nodig kunnen aan betrokkenen NAW-gegevens worden opgevraagd om deze te verwerken in betalingsbewijzen/facturen. Deze gegevens worden niet in het bestand opgenomen. Kopieën van de facturen blijven in de boekhouding bewaard gedurende de daarvoor wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.

5. Aanmelding

Behalve de opleiding BLS/AED geschieden aanmelding als lid, komend van een andere EHBO vereniging en aanmelding voor een van de voor niet-leden door de vereniging gegeven opleidingen door inzending van het ingevulde, daartoe bestemde, formulier, ofwel in papieren vorm, dan wel digitaal. Binnengekomen formulieren worden door het bestuurslid, belast met het beheer van de bestanden verwerkt door deze op juistheid en volledigheid te controleren en de persoonsgegevens in de betreffende bestanden op te nemen. Vervolgens wordt de aanmelding schriftelijk bevestigd en het aanmeldingsformulier vernietigd. 

Aanmelding voor de opleidingen BLS/AED geschiedt alleen per mail onder opgave van naam en email adres. De op uitgegeven diploma’s vermelde geboortedatum wordt niet geregistreerd.

6. Verwerking van bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

6.1. Persoonsgegevens van jongeren

Jongeren die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, kunnen alleen lid worden, respectievelijk deelnemen aan opleidingen voor het behalen van het diploma Eerste Helper, van modulecertificaten en het diploma BLS/AED, indien daarvoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven door hun ouders of voogd. Deze toestemming wordt schriftelijk gegeven. Met de toestemming stemmen ouders en verzorgers in met de in deze verklaring beschreven procedures bij de verwerking van de persoonsgegevens. De toestemmingsverklaring wordt opgenomen en bewaard in het bestand, waarin de minderjarige is ondergebracht. De verklaring wordt vernietigd, zodra de minderjarige de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt.

6.2 Persoonsgegevens betreffende gezondheid en/of beperkingen

In bijzondere gevallen kan het noodzakelijk zijn, eventueel tijdelijk, gegevens te registreren van leden of niet-leden ter zake van hun gezondheid en of eventuele beperkingen. Betrokkenen wordt altijd vooraf om toestemming gevraagd, welke schriftelijk wordt gegeven en te allen tijde terstond kan worden ingetrokken.

6.3. Overige persoonsgegevens

Persoonsgegevens van donateurs, van sponsoren en van organisaties bij welke evenementenhulpverlening wordt uitgevoerd worden niet in afzonderlijke bestanden ondergebracht. Persoonsgegevens van sponsoren en zijn alleen herkenbaar op kopieën van facturen in de boekhouding en alleen toegankelijk voor de 1e en 2e penningmeester en bestuursleden/functionarissen, die voor controledoeleinden toegang hebben tot de boekhouding. Gegevens van contactpersonen van organisaties bij welke evenementenhulpverlening plaatsvindt, zijn ten tijde van de uitvoering toegankelijk voor de hulpverleners, alsmede voor de met de organisatie belaste functionarissen en zijn herkenbaar op kopie-formulieren.

7. Gebruik van andere systemen (e-mail, e.d.)

Alle correspondentie ter zake van opleidingen, nascholing, hulpverlening en uitnodigingen voor vergaderingen e.d. wordt in principe per e-mail uitgevoerd De met de uitvoering van de verenigingsactiviteiten belaste functionarissen hebben toegang tot de mailadressen. In situaties waar een mailadres (nog) niet beschikbaar of bekend is, mogen de functionarissen voor verzending per post gebruik maken van de woonadressen.

De vereniging werkt (nog) niet met andere geautomatiseerde registratie- en data verwerkingssystemen, met daarin ondergebrachte persoonsgegevens.

8. Hard-copy leden- en presentielijsten

Voor de aanwezigheidsregistratie wordt gewerkt met hard-copy presentielijsten, die op de lesavonden door de cursisten worden afgetekend. Deze lijsten bevatten alleen namen en geen andere persoonsgegevens.

9. Omgang met beeldmateriaal (foto’s, video) van leden

Van diverse activiteiten van de vereniging kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.

10. Gegevens die buiten de organisatie worden verwerkt

Buiten de eigen organisatie worden de volgende gegevens extern gedeeld:

  • met het Oranje Kruis:

Met het Oranje Kruis worden alleen de gegevens gedeeld die nodig zijn voor de registratie van de diploma’s en de modulecertificaten:

  • naam en voornaam
  • geslacht
  • geboortedatum
  • diplomanummer
  • adresgegevens en e-mailadressen
  • met organisaties ressorterend onder de vlag van de Koninklijke Ned. Ver. EHBO:
  • NAW-gegevens (na gedaan verzoek)
  • diplomanummer (idem)
  • met andere organisaties:

Bij deelname aan hulpverlening bij evenementen en andere activiteiten worden aan de organisatoren daarvan, behoudens in incidentele gevallen alleen de naam en geen persoonsgegevens van de hulpverleners verstrekt. Hulpverleners zijn herkenbaar aan een badge met enkel de voornaam.

Hulpverleners tijdens evenementen mogen persoonlijke informatie over slachtoffers vrijelijk mondeling delen met ambulanceverpleegkundigen en/of een huisartsenpost. Van slachtoffers verkregen persoonlijke informatie mag niet met derden worden gedeeld, ook niet binnen de eigen organisatie.

11. Informatie en communicatie over het privacy beleid

Het privacy beleid van de KNV EHBO afdeling Soest is terug te vinden op de website www.ehbosoest.nl en op te vragen via secretariaat@ehbosoest.nl

12. Beveiliging persoonsgegevens

De vereniging neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft dus passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via secretariaat@ehbosoest.nl

KNV EHBO afdeling Soest beveiligt uw persoonsgegevens door toepassing van adequate beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

13. Bewaartermijnen persoonsgegevens

KNV EHBO afdeling Soest bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Gegevens van oud-leden en uitgeschreven niet-leden blijven om administratieve redenen bewaard tot 1 jaar na de datum waarop de geldigheid van hun diploma of modulecertificaat afloopt en worden daarna uit de bestanden verwijderd.

14. Inzien, aanpassen of verwijderen van gegevens

Leden/niet-leden en andere betrokken kunnen een beroep doen op het recht op vergetelheid (RTBF) respectievelijk het recht op inzage in gegevens (SAR). Een verzoek daartoe dient schriftelijk te worden gericht aan het secretariaat via secretariaat@ehbosoest.nl. De KNV EHBO afdeling Soest reageert binnen één maand op dit verzoek.

Deze verklaring is op 10 december 2019 door het bestuur van de KNV EHBO afdeling Soest definitief vastgesteld.